Hoe je het uit kunt voeren

1. Stappen
2. Wat vraagt het van de ander en van jezelf als FoC
3. Oefeningen
4. Goede voorbeelden
5. Link met competenties FoC

Het proces

Om tot breed gedragen oplossingen te komen, kun je met elkaar een proces doorlopen dat is geïnspireerd op de Soft Systems Methodology. Verderop staan aanwijzingen hoe je vorm kunt geven aan elke fase in dit proces:

1. Ga met betrokkenen in gesprek om hun wereldbeelden (perspectieven) over het vraagstuk helder te krijgen. Voer de gesprekken vanuit oprechte aandacht: het zich gehoord voelen is namelijk een van de sterkste behoeften van betrokkenen. Gesprekken zijn dus een van de beste dingen - interventies - die je als Facilitator of Change voor dit soort vraagstukken kunt doen. Denk daarbij ook aan zaken als (h)erkenning, verbonden blijven of raken, duidelijkheid verkrijgen en iemands identiteit / cultuurhistorie.

2. Analyseer, structureer en maak het vraagstuk inzichtelijk. Je analyseert de gesprekken en beeldt de betrokkenen, hun onderlinge relaties of verbanden, en issues (visueel) overzichtelijk uit.

3. Organiseer gesprekken met en tussen de betrokkenen over hoe iedereen in het vraagstuk staat en wat daar volgens hen mogelijke oplossingen voor zijn. Organiseer validatiesessies en benut het (visuele) overzicht uit fase 2 daarvoor.

Fasen 1, 2 en 3 wisselen elkaar af - ze verrijken elkaar - totdat er verzadiging optreedt en dus wederzijds begrip ontstaat.

4. Betrokkenen implementeren samen de breed gedragen en wenselijke oplossingen. Voeg geleerde lessen toe aan een Body of Knowledge and Skills, opdat deze benut kunnen worden in toekomstige, soortgelijke situaties.

5./1.  Als Facilitator of Change help je de betrokkenen naar een proces van ‘co-evolutie’ te gaan (samen doen → samen leren → samen doen → samen leren, etc.). Een behulpzame vraag daarbij is “Doen we gezamenlijk ‘de juiste dingen’ voor en met betrokkenen in hun sociale en fysieke omgeving, en wat menen we dat deze ‘juiste dingen’ zijn?”

Met betrokkenen in gesprek gaan

Voorbereiding

• Identificeer de betrokkenen waarmee je een gesprek wilt voeren. Eventueel vraag je aan hun wie zij nog meer relevant achten om mee te spreken.
• Selecteer bij het vraagstuk en de betrokkene passende gespreksonderwerpen.

Gespreksonderwerpen

Het bespreken van (een selectie van) onderstaande onderwerpen helpt om later de gesprekken goed te kunnen analyseren, te vergelijken en te structureren.

• De context - de systeemgrens - van het vraagstuk. Of wanneer de context wordt verbreed: wat als dit de situatie was?
• (Gezamenlijk) doel, ambities of wensen van de betrokkene(n)
• Wie en wat hoort er bij dit vraagstuk of zou er bij betrokken moeten worden, en wie/wat niet.
• Activiteiten of processen die worden uitgevoerd of in optiek van de betrokkenen nodig zijn. Je herkent ze doordat ze regelmatig met behulp van werkwoorden worden uitgedrukt.
• Condities of voorwaarden voor het vraagstuk (aanwezig of benodigd): de mate waarin iets aanwezig of afwezig is, vaak uitgedrukt in hoeveelheden.
• Overtuigingen en randvoorwaarden (deze zijn niet te beïnvloeden binnen het vraagstuk zelf, tenzij de 'systeemgrenzen' van het vraagstuk worden verlegd); (ethische) uitgangspunten.
• Verificatie en validatie: “Hoe doen we de dingen goed?” (verificatie) en “Hoe doen we gezamenlijk de goede dingen, en wat zijn die goede dingen dan?” (validatie) gaan hand in hand en zijn onderdeel van het iteratieve proces om oplossingen te vinden voor het vraagstuk.
• Baseer de gespreksonderwerpen ook op actuele inzichten en literatuur en vraag ook naar wat de betrokkene rondom dit vraagstuk beschouwt als relevante bronnen (en waarom?)
• Vragen gebaseerd op systemische principes: systemen willen compleet zijn, uitwisselen, een intrinsieke orde hebben, verbonden zijn met hun bron en streven naar een 'doel' (bron: Hellinger Instituut).

Gespreksonderwerpen gebaseerd op de PQR-formule

Betrokkene: "Ik doe P door Q om R te bereiken."

• P = Wat: activiteit
• Q = Hoe: specifieke variant(en) van P. Q's zijn activiteiten die worden uitgevoerd onder bepaalde (welke?!) omstandigheden of voorwaarden, of zijn gebaseerd op aannames en overtuigingen van de betrokkenen.
• R = Waarom: doel, ambitie

Voorbeeld (zie figuur 1): "Ik ga met het probleem van een overstroming om (P) door samen te evacueren (Q) om mijzelf en degenen die mij lief zijn te redden van de verdrinking (R)."

Figuur 1: Voorbeeld van een situatie gestructureerd met behulp van de PQR-formule.

Met behulp van de PQR-elementen kunnen de gespreksonderwerpen worden gespecificeerd en later worden gestructureerd (zie voorbeeld in figuur 2).

Figuur 2: Gespreksonderwerpen met behulp van de PQR-formule.

Oefening: De PQR-formule toepassen op jouw vraagstuk

Doel: Probeer te begrijpen wat de wereldbeelden van de belanghebbenden zijn en hoe deze zich tot elkaar verhouden.

Instructies

1. Kies een situatie uit je vraagstuk uit en selecteer enkele betrokkenen waarvan je al enigszins weet wat hun wereldbeelden zijn.
2. Identificeer de PQR's voor een van de betrokkenen. Weet je het niet zeker, of vermoed je PQR's: schrijf die dan als zodanig op - dat maakt het transparant wat al bekend is over de situatie en wat (jouw) aannames zijn. Noteer de PQR's in een structuur zoals in figuur 1. Doe hetzelfde voor de andere belanghebbenden. Kijk of er verbanden of overlap is tussen de verschillende P's, Q's of R's.
3. Eventueel: deel je reflecties op en geleerde lessen van deze oefening met elkaar.

Gespreksonderwerpen gebaseerd op grensoordelen

Grensoordelen maken onze alledaagse oordelen en aannames over een bepaalde situatie expliciet, zie figuur 3 met gespreksonderwerpen en voorbeeldvragen, zie ook de topic list met vragen voor het helder krijgen van wereldbeelden.

Inzicht verkrijgen in deze oordelen helpt jou als Facilitator of Change, en dus ook de betrokkenen, om het vraagstuk goed te begrijpen, nieuwe perspectieven te verkrijgen, en om gewenste verbeteringen te identificeren of te ontwerpen. Deze grensoordelen zijn al dan niet bewust, zie ook: blinde vlekken, en zijn gebaseerd op Critical Systems Heuristics.

Meer lezen? Zie: Kritische systeemtheorie door Hans De Bruin, in Meer dan de som der delen, pagina's 555-569.

TO DO: figuur X en de voorbeeldvragen in de voorgenoemde topic list (PDF) verder uitwerken (zowel in de vorm van topics als bijbehorende voorbeeldvragen) en mogelijk combineren.

Figuur 3: Grensoordelen (Ulrich, 2000)

Figuur X: Vragen voor duurzame en wenselijke verandering.

Tijdens het gesprek

Hier volgen enkele tips om toe te passen tijdens het gesprek. De belangrijksten hiervan zijn:

• Begin met een open geest, maar niet met een leeg hoofd;
• Oefen, oefen, oefen en ontwikkel je eigen stijl (neem hierin leiderschap).

Overige tips (in willekeurige volgorde):

• Stel open vragen, gebaseert op je topic list. Stel meer diepgaande vragen naarmate het gesprek vordert. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld de PQR-formule;
• Om de betrokkene echt te begrijpen, moet je al je aandacht aan hem of haar kunnen schenken - het gesprek duurt ongeveer 1,5 uur. Neem de tijd om de betrokkene je te laten vertrouwen: dat ontstaat ongeveer na 15 minuten. je kunt beginnen met een praatje of door te vragen naar een ​​typische “dag uit je (werk-)leven”.
• Word je bewust van verhalen met een emotionele lading. Je kunt deze als indicatoren gebruiken om er later, nadat je het vertrouwen hebt 'gewonnen', over te praten. Op dit soort momenten moet je heel discreet zijn;
• Stilte is, onder andere door te knikken, kan een zeer nuttig signaal zijn om een betrokkene over relevante onderwerpen te laten praten;
• Wees je bewust van je eigen bedoelingen als gespreksleider, en maak die desgewenst ook duidelijk voor de betrokkene met wie je spreekt. Probeer in dialoog te raken in plaats van in een vraaggesprek, of erger: ondervraging;
• Je kunt de standpunten van andere belanghebbenden benoemen om samen met je gesprekspartner opzoek te gaan naar win-win mogelijkheden. Het kan zijn dat je na dit gesprek een vervolggesprek wilt voeren met een betrokkene die je onlangs al hebt gesproken;
• Let goed op wat je iemand hoort zeggen, wat je bij diegene observeert of hoe je zelf spreekt of reageert (gebaseerd op geweldloze communicatie door Marshall Rosenberg):
  • 'Geweldloos' spreken (met de focus op het verbinden met anderen)
    • Willen verbinden om te zoeken naar kansen en oplossingen
    • (Empathisch) observeren, begrijpen en benoemen wat je nodig hebt
    • Verzoeken om actie of verbinding
    • “Nee” als antwoord toestaan, en eventueel doorvragen waarom dat zo is
    • Fouten durven maken
  • 'Gewelddadig' spreken
    • Bang zijn om de verbinding te verliezen, competitief en vijandig zijn
    • Interpreteren, oordelen, misverstanden
    • Be

kritiseren, klagen, de schuld geven

• • • Anderen dwingen, manipuleren en aanvallen

Veelvuldig toegepaste en meer generieke technieken en tips over het voeren van gesprekken (let op: de foucs ligt veelal op een interview) kun je in talloze bronnen vinden, waaronder de interview Guide I-Know-How (in het Engels).

TO DO info uit deze link toevoegen aan bovenstaande: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00097

Oefening: Gesprek tussen een Facilitator of Change en betrokkenen

Doel: het ervaren van het helder krijgen van van wereldbeelden - zowel als Facilitator of Change (gespreksleider) als als betrokkene uit het vraagstuk.

Instructies

1. Kies een uitdagende situatie uit vraagstuk waarmee je wilt oefenen;
2. Verdeel de rollen: betrokkene, Facilitator of Change (leider van het gesprek), mogelijk: observant(en);
3. Gesprek tussen de Facilitator of Change en betrokkene (rollenspel)
   • Facilitator of Change: kies de meest relevante gespreksonderwerpen (pas aan aan de situatie aan) en probeer de tips voor het gesprek toe te passen;
   • Betrokkene: beantwoord de vragen met wat je weet over de betrokkene die jij representeert. Wanneer je niet zeker weet wat de 'echte betrokkene' zou zeggen, beantwoord de vraag met wat er in je opkomt: speel de rol en blokkeer het gesprek niet met: “Ik weet niet wat de stakeholder denkt / wil / etc."
   • Rond gesprek af met korte observaties van jullie allemaal - de Facilitator of Change, betrokkene, observant(en);
   • Herhaal deze oefening in ongeveer drie ronden. Je kunt daarbij van rol verwisselen en met hetzelfde onderwerp verder gaan of met een nieuw onderwerp starten;
   • Neem ongeveer 10 minuten per gesprek;
   • Deze oefening kun je uitbreiden door gesprekken met meerdere betrokkenen te oefenen, bijvoorbeeld om gezamenlijk te leren of voor validatiesessies.
   • Eventueel: deel je reflecties op en geleerde lessen van deze oefening met elkaar.

Etiquette: ga het gewoon ervaren, speel, heb plezier, er is geen goed of fout, neem indien nodig een korte time-out en bespreek wat er gebeurde of herpak jezelf. Houding: openheid, kwetsbaarheid, ga respectvol met elkaar om, behandel wat er is besproken in vertrouwelijkheid, probeer ongemak te verduren of te bespreken.

Gesprekken uitwerken

• Data transcription & analyses
• Link results from research to current situations
• Conduct more interviews until a saturation point is reached

Het vraagstuk analyseren, structureren en inzichtelijk maken

• Cluster answers to your questions according to the conversation topics
• FoC’s jointly discuss interpretations of the conversations (and identify synergies, challenges, conditions, etc.)
• Collect relevant and lively quotes. FoC (most likely is the only one who) knows sensitive issues of stakeholders
• Visualize results and relations between stakeholders: rich picture, infographic, conceptmap. Tip: use colors, shapes, etc. to give meaning to the different elements)
  • Whom (and what) are involved and affected by your project?
  • Try to describe per stakeholder / aspect (make specific):
    • What is their goal, wish or need related to the project topic?
    • How do they already contribute to solving the problem?
    • What do they need from others (whom?) or contribute to solve the problem?

Zie ook: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00097

Rijke plaatjes maken

• Doel: Samen begrijpen voor ingrijpen.
• Nut: Met behulp van het praatplaatje krijg je het vraagstuk beter in beeld en kunnen betrokkenen met elkaar in gesprek gaan en samen zoeken naar betekenisvolle verbeteringen.
• Belangrijkste onderdelen:
  • De betrokkenen en hun rol in de situatie.
  • Hun wensen, doelen en/of ideale rol in de situatie.
  • Hun onderlinge relaties. Wat brengen zij en krijgen zij van anderen?
  • Relevante en sprekende quotes.
  • Aanvullende informatie en theorie.

• Vereiste: Het plaatje spreekt voor zich en de betrokkenen herkennen zich er in.

Figuur X: Voorbeeld van een rijk plaatje.

Nalopen: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00861

Andere technieken zijn: Purposeful Activity Models (PAM), maar ook andere technieken, zoals bijvoorbeeld System Dynamic (SD) models

Joint interpretation and validation

• Validating interpretations and visualizations with stakeholders involved
  • Ensure stakeholders recognize themselves in the initial interpretation / visualisation (= the reason to use their quotes)
  • Ensure stakeholders are willing to understand each other (this willingness likely increases as they already felt heard during the individual conversation with FoC)
  • Facilitator of Change knows sensitive issues and carefully anticipates on these
• Coalition of the willing to jointly find desired improvements: the circle of (new) stakeholders increases: a constructive ‘bedding’ has been developed (plenary discussions are no longer a ‘wrestling championship’ of the FoC alone).
• These conversations gradually evolve into the ‘broad dialogue’ with institutions about governance and ethical starting points (which in turn will result in (new) strategy and execution to experiment with “doing the right things and doing those things right”)

Aanverwante methoden, technieken en repertoire

• Appreciative Inquiry: het waarderende gesprek
• Boundary crossing technique (Carla Oonk)
• Consent methode
• “De meedogenloze schoonheid van de samenleving” door Jan Jacob Stam
• Deep Democracy
• Gesprekstechnieken (boekjes, handleidingen - opm. Kees B)
• Geweldloze Communicatie; Communikaartjes Verbindende Communicatie van Ai-opener
• “In dialoog” door Kees Voorberg en Eelco de Geus
• Multi Stakeholder Participation
• Omdenken; Ja Maar
• Open Space Technology
• Oplossingsgericht gesprek
• Socratisch gesprek
• Systemisch gesprek / Rake vragen / Opstellingen
• Systemisch werk / systemische principes
• The Work (door Byron Katie)
• Ubuntu
• …
• Literatuur IL MRDD
• Boekje RH-DHV