Facilitators Guide to Move

Over deze gids

Dit is de praktische gids waarin het proces wordt beschreven voor het creëren van ruimte om gezamenlijk in een gewenste richting te bewegen. De uitgangspunten worden aangestipt en processtappen worden besproken en toegelicht aan de hand van voorbeelden uit de praktijk. De gids pretendeert niet compleet te zijn, waar nodig zal worden verwezen naar de sociale theorie en Foundation. De inzet is dat met deze gids een Facilitator in staat is een proces te begrijpen en te begeleiden. De nadruk ligt op mutual understanding. Shared meaning wordt geadresseerd in het opvolgende hoofdstuk (sociale theorie).

Om oplossingen te vinden die beargumenteerd wenselijk en cultureel haalbaar zijn.

Doel en kern mutual understanding

Een Facilitator of Change begrijpt de verschillende belangen en opvattingen van stakeholders gerelateerd aan wereldwijde en lokale ontwikkelingen, en is in staat om strategische interventies te ontwikkelen voor duurzame transities in de betreffende regio.

De Facilitator of Change gaat in gesprek met belanghebbenden en draagt bij aan een continue proces van interactie, expliciteren en het begrijpen van elkaars perspectieven (en daarbij je oordeel uitstellen), samen leren om samen met betrokkenen bewegingsruimte te creëeren en wenselijke verbeteringen te vinden. - Door wenselijke verbeteringen te vinden die zijn gebaseerd op de belangen en opvattingen van belanghebbenden.

‘Verbinden’ en daartoe continue anderen weten uit te nodigen is de modus operandi van de Facilitator of Change. Dit vereist een houding van openheid / nieuwsgierigheid, oordelen uitstellen, verantwoordelijkheid / eigenaarschap.

Aard van het proces: participatief, iteratief (herhalend / continue), interdisciplinair, ...

Op basis van een constructieve en brede dialoog een afwegingskader opstellen en ontwikkelen: uitgangspunten, overwegingen, rechten en plichten

Figuur = placeholder: aanpassen voor dit hoofdstuk:

Figuur X: Facilitating change.

Why explicating worldviews (this applies to stakeholders, but to Facilitators of Change as well)

  • There can be unclarity, tension, conflict, misunderstanding, (mis)interpretation, exclusion, insecurity, forcing, criticizing, blaming
  • What to explicate / identify: Worldviews, boundary judgements, blind spots: assumptions, beliefs, needs, expectations, values, interests, interpretations, observations, motives, (opposing) perspectives, allergies, intentions
  • Solutions / approaches: Systems thinking, joint learning, explication, connection, co-creation, nature: participation (‘for you and with/by you’), postponing judgements, forming a coalition of the willing, community of learners
  • What is helpful: an ambiance of safety, trust. Attitude: constructive, curiosity, openness, courage, respect, transparency, leadership, flexibility, enduring discomfort, allowing “no” as an answer. Continuously reflect “What to us (stakeholders) are the right and meaningful things to do?”
  • Results: Overview of different worldviews and what is at stake, mutual understanding, trust, room for movement. Being heard, recognition, eye-openers, clarity, connectedness >> An ongoing joint process

Hoe voer je dat uit?

Door middel van dialoog en wederzijds begrip over perspectieven van stakeholders (grensoordelen, d.w.z. aannames, overtuigingen, voorwaarden) (= interventie). Het onderzoeksproces is participatief, interdisciplinair, iteratief en reflexief van aard (Critical Realism). Gemeenschappelijke methodologieën en benaderingen: RMA, actieonderzoek, case study en gefundeerde theorie. Technieken: semi gestructureerd interview en visualisatie van de stakeholders en de situatie.

Focus verleggen: Om hiervoor bewegingsruimte te creëren moeten we onze focus verleggen: Bewegingsruimte ontstaat met behulp van een proces dat kan worden omschreven als ‘co-evolutie’: daarin gaan belanghebbenden continu en gezamenlijk opzoek naar wat ‘de juiste dingen’ zijn om te doen. Bij het werken aan dit soort vraagstukken ligt de focus daarom op het proces en niet op een vooraf vastgesteld resultaat of eindproduct.

Participatief van aard: werk aan het vraagstuk vanuit de insteek van “met elkaar zoeken naar breed gedragen oplossingen” in plaats van de doorgaans gebruikelijke opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie “we voeren het voor jullie uit en delen de aanbevelingen met jullie.”

Houding: onderzoekend, nieuwsgierig, willen verbinden, überhaupt willen, openheid, respectvol, verduren, plezier, (sfeer van) vertrouwen, verantwoordelijkheid nemen, ongemak durven en kunnen verduren.

“Hoe doen we de dingen goed?” (verificatie) en “Hoe doen we gezamenlijk de goede dingen, en wat zijn die goede dingen dan?” (validatie) gaan hand in hand en zijn onderdeel van het iteratieve proces.

SSM

Om tot breed gedragen oplossingen te komen kun je met elkaar een proces doorlopen dat is geïnspireerd op de Soft Systems Methodology:

1. Wereldbeelden van betrokkenen helder krijgen: gesprekken met betrokkenen voeren vanuit oprechte aandacht.

Voorbeelden van onderwerpen die je in gesprek met betrokkenen kunt bespreken: het (gezamenlijke) doel; wat zijn ‘de goede dingen’ om te doen; wie en wat hoort er bij dit vraagstuk of zou er bij betrokken moeten worden, en wie/wat niet; wat wordt rondom dit vraagstuk beschouwd als relevante bronnen (waarom?), etc.

2. De uitdaging inzichtelijk maken. Beeld daarin de betrokkenen, onderlinge relaties of verbanden en issues uit, met als vereiste dat de betrokkenen zich er in herkennen (bijvoorbeeld middels een rijk plaatje en relevante en sprekende quotes, zie voorbeeld in pagina 5).

3. Organiseer gezamenlijke gesprekken over de (gevisualiseerde) uitdaging, hoe iedereen daar in staat en wat mogelijkheden tot veranderingen zijn.

Fasen 1, 2 en 3 wisselen elkaar af (‘verrijken elkaar’) tot een zeker verzadigingsniveau en dus tot wederzijds begrip.

4. Samen naar wenselijke oplossingen zoeken

5./1. Richting een proces van ‘co-evolutie’ gaan (samen doen → samen leren → samen doen → samen leren, etc.). Een behulpzame vraag hierbij is “Doen we gezamenlijk ‘de juiste dingen’ voor en met betrokkenen in hun sociale en fysieke omgeving, en wat menen we dat deze ‘juiste dingen’ zijn?”

In gesprek gaan aan de hand van de Soft Systems Methodology

  1. Finding out (belanghebbenden en hun issues) met behulp van o.a. rijke plaatjes (rich pictures) en geleide gesprekken (guided conversations);
  2. Model building (expliciteren van wereldbeelden en systeembeschrijvingen): systeem model, waaronder SSM Purposeful Activity Models (PAM), maar ook andere technieken, zoals bijvoorbeeld System Dynamic (SD) models;
  3. Discussing and debating (accommoderen van wereldbeelden) met behulp van validatiesessies;
  4. Taking action (daadwerkelijk vooruitgang brengen in een (deel)vraagstuk en de geleerde lessen toevoegen aan een Body of Knowledge and Skills) met behulp van een implementatie-(deel)traject.
Monoloog Dialoog
Eenrichtingsverkeer Tweerichtingsverkeer
Afstand Betrokkenheid
Geen contact Contact en reacties op elkaar
Inhoud onveranderd Nieuwe gezichtspunten ontdekken
Partijen onveranderd Samen leren en veranderen
Discussie Dialoog
Arena, strijdtoneel Agora, marktplein
Standpunten innemen Ervaringen delen
Gericht op winnen/verliezen Gericht op leren van elkaar
Argumentatieve rationaliteit Narratieve rationaliteit
Partijen Mensen met namen en gezichten

Wat het niet is: een interview (een vraaggesprek met het doel om het gehoorde te publiceren of uit te zenden - Van Dale).

“In order to gain access to the true thoughts and feelings of the participants, researchers adopt a non-judgmental stance towards the thoughts and words of the participants. The relationship should be built on mutual trust. The listener becomes the learner, while the participant is the teacher” (Holloway and Wheeler, 2011).

Kijk eens naar figuur X. De olifant staat symbool voor het complexe vraagstuk waarvoor men samen oplossingen wil vinden. Ieders kijk op de olifant wordt sterk gevormd door het (wereld-)beeld (perspectief) dat ze erbij hebben. Dat beeld is gevormd door hun kennis, ervaringen, wensen, waarden, aannames, etc. Voor het kijken naar de olifant (lees: voor het aanpakken van het complexe vraagstuk) is het van belang om zonder oordeel en door de ogen van betrokkenen te kijken en om te begrijpen wat hun wereldbeelden zijn - en misschien om die van jezelf ook vollediger te kunnen zien of zelfs te herzien. Dit kan je doen in de vorm van gesprekken met elkaar en middels gezamenlijke dialoog. Dit leidt al gauw tot eyeopeners ("Nu ik er zo over na denk ...", "Hmm, dat is een goeie vraag") en uiteindelijk tot wederzijds begrip. Dit zijn eerste, maar voorwaardelijke, resultaten om het speelveld te vergroten en zo doende breed gedragen oplossingen voor jullie vraagstuk te vinden.

Figuur X: “De blinden en de olifant” door John Godfrey Saxe, naar een Indische legende.

Individuele beelden van betrokkenen bespreken

  • Stappen
  • Wat vraagt het van de ander en van jezelf als FoC
  • Oefeningen
  • Goede voorbeelden
  • Link met competenties FoC

Preparation

  • Identify the stakeholders you want to interview (introduce yourself and the aim of the interview / your Living Lab)
  • Make a topic list with help of PQR and other open questions (also based on current literature)

The actual interview

1. Begin with an open mind, not an empty head

  • Introduce yourself and the aim of the interview; ask for

Dit is een beveiligde pagina.


permission to record the interview; explain how you will use (and maybe anonymize) the results
  • Ask your questions and make notes (or let a team mate make them – agree on your roles)
  • Ask more in-depth questions (use PQR) as the conversation progresses

2. Finish the conversation

  • Close with some small talk (no abrupt ending after a serious conversation) and make sure everyone is happy with the conversation
  • Ask for contact details to follow-up (e.g. sending notes for verification) and for recommended other stakeholders to interview as well
  • Thank the interviewee for his / her cooperation

Structuring and analysing interview results

  • Data transcription & analyses
  • Link results from research to current situations
  • Conduct more interviews until a saturation point is reached

Stappen / do's and dont's

  • To really understand the stakeholder you should be able to give all your attention to him or her – the conversation lasts approximately 1,5 hours
  • Take some time to let the ‘interviewee’ trust you. Start with small talk or ask him or her to describe a typical “day of your (work)life”. Become aware of stories with an emotional load. You can use these as indicators to later on talk about it (after they have gained trust in you – roughly after 15 minutes). You need to be very discrete with this matter.
  • Be aware of your own intentions as an ‘interviewer’. Roles: one who leads the conversation, the other takes notes silently
  • Silence is, among other things like nodding, a very helpful probe to talk about relevant topics
  • While identifying win-win improvements you can present the views of other stakeholders
  • Having conversations to identifying win-win improvements is an iterative process
  • Practice, practice, practice and develop your own style (take leadership in this)
  • Find more information here: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00097. About responsive methodology: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00335

Carefully observe what you hear or say:

Speaking "non-violently" (with a focus on connecting with others)

  • Wanting to connect to search for opportunities and solutions
  • (Empathetically) observing, understanding and clearly expressing what is needed
  • Asking for action or connection
  • Allowing “No” as an answer and asking why that is the case
  • Daring to make mistakes

Speaking "violently"

  • Being afraid to loose connection, being competitive and hostile
  • Interpreting, judging, mistunderstanding
  • Criticizing, complaining, blaming
  • Forcing, manipulating and attacking others
Gespreksonderwerpen en oefeningen
  • The context (‘system boundaries’) of the situation (or when the context is broadened: what if…?)
  • Goal, purpose, ambitions, desires, (ethical) starting points of the stakeholder
  • What + How? Activities or processes (executed or needed, you recognize them because regularly they are expressed with verbs)
  • Conditions of the context (present or needed) (the extent to which something is present, often expressed in ‘degrees’)
  • Beliefs and preconditions (that are present)
  • Systemic principles: systems want to be complete, exchange, have an intrinsic order, being connected with their source and aim to achieve a ‘purpose’ (source: Hellinger Institute)
  • Very often recognition, connection, being heard, clarity and identity / cultural history are important topics or needs of the stakeholder.
Gespreksonderwerpen met behulp van de PQR-formule
  • P = What (activity)
  • Q = How (more specific activity)
  • R = Why (goal, ambition, desire, etc.)

Do P (What) by Q (How) in order to achieve R (Why). Example: Deal with a flooding by evacuating in order to save loved ones.

Q (How) are activities executed under certain (which?!) circumstances/ conditions or based on the stakeholders’ assumptions/believes.

Figuur X: Voorbeeld van een situatie gestructureerd met behulp van de PQR-formule.
Figuur X: Gespreksonderwerpen met behulp van de PQR-formule.

Oefening: PQR-formule toepassen

Goal: Experience how you can try to understand the worldviews of the stakeholders and how they are related to each other

Instructions

1. Choose a situation in your Living Lab and choose a stakeholder

2. Discuss and write down the PQR’s for this stakeholder in a diagram

  • Do the same for other stakeholders
  • Look whether there are links between or overlap with their P’s, Q’s or R’s

3. Go to the ‘meeting room’ for your Living Lab in this Teams channel

4. After this exercise: plenary sharing and reflecting at experiences and lessons learned

Grensoordelen

Boundary categories and questions make explicit the everyday judgements on which we rely (consciously or not, blind spots) to understand situations, get new perspectives and to identify and design desired improvements (gebaseerd op Critical Systems Heuristics). Meer lezen? Zie: Kritische systeemtheorie door Hans De Bruin, in Meer dan de som der delen, pagina's 555-569.

Figuur X: Grensoordelen (Ulrich, 2000)

Oefening: Conversation between FoC & stakeholder

Goal: experiencing the explication of worldviews - both as interviewer and as stakeholder

Instructions

  1. Choose a challenging situation from your Living Lab you want to practice with
  2. Divide roles: stakeholder, FoC (interviewer), observer(s)
  3. Interview between Facilitator of Change and stakeholder (role play)
    • FoC (interviewer): use the topics of slide 11 (adjust for your situation) and interview tips of slide 13
    • Stakeholder (interviewee): asnwer with waht you know about the stakeholder, if not: say what comes to your mind (play the role, don’t close the conversation with: “I don’t know what the stakeholder thinks / wants / etc.”
    • Finish the interview with short observations by all of you – the interviewer, interviewee, observers
    • ± 3 rounds |  amount of time: 10 minutes per interview  |  rotate roles: same or new topic

Etiquette: just experience it, no right/wrong, respect, confidentiality, take a short time-out if needed, and attitude: openness, vulnerability, discomfort, playfulness

After this exercise: plenary sharing and reflecting at experiences and lessons learned.

Deze oefening kun je uitbreiden door gesprekken met meerdere betrokkenen te oefenen, bijvoorbeeld om gezamenlijk te leren of voor validatiesessies.

Gesprekken uitwerken en interpreteren

  • Cluster answers to your questions according to the conversation topics
  • FoC’s jointly discuss interpretations of the conversations (and identify synergies, challenges, conditions, etc.)
  • Collect relevant and lively quotes. FoC (most likely is the only one who) knows sensitive issues of stakeholders
  • Visualize results and relations between stakeholders: rich picture, infographic, conceptmap. Tip: use colors, shapes, etc. to give meaning to the different elements)
    • Whom (and what) are involved and affected by your project?
    • Try to describe per stakeholder / aspect (make specific):
      • What is their goal, wish or need related to the project topic?
      • How do they already contribute to solving the problem?
      • What do they need from others (whom?) or contribute to solve the problem?

Zie ook: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00097

Joint interpretation and validation

  • Validating interpretations and visualizations with stakeholders involved
    • Ensure stakeholders recognize themselves in the initial interpretation / visualisation (= the reason to use their quotes)
    • Ensure stakeholders are willing to understand each other (this willingness likely increases as they already felt heard during the individual conversation with FoC)
    • Facilitator of Change knows sensitive issues and carefully anticipates on these
  • Coalition of the willing to jointly find desired improvements: the circle of (new) stakeholders increases: a constructive ‘bedding’ has been developed (plenary discussions are no longer a ‘wrestling championship’ of the FoC alone).
  • These conversations gradually evolve into the ‘broad dialogue’ with institutions about governance and ethical starting points (which in turn will result in (new) strategy and execution to experiment with “doing the right things and doing those things right”)

Aanverwante methoden en technieken

Met elkaar in gesprek gaan

Waarom / waarvoor

Inclusief link met competenties FoC.

Hoe
  • Stappen
  • Wat vraagt het van de ander en van jezelf als FoC
  • Oefeningen
  • Goede voorbeelden

Rijke plaatjes maken

  • Doel: Samen begrijpen voor ingrijpen.
  • Nut: Met behulp van het praatplaatje krijg je de uitdaging beter in beeld en kunnen betrokkenen met elkaar in gesprek gaan en samen zoeken naar betekenisvolle verbeteringen.
  • Belangrijkste onderdelen:
    • De betrokkenen en hun rol in de situatie.
    • Hun wensen, doelen en/of ideale rol in de situatie.
    • Hun onderlinge relaties. Wat brengen zij en krijgen zij van anderen?
    • Aanvullende informatie en theorie.
  • Vereiste: Het plaatje spreekt voor zich en de betrokkenen herkennen zich er in.
Figuur X: Voorbeeld van een rijk plaatje.

Nalopen: https://www.projectenportfolio.nl/wiki/index.php/LC_00861

Verder lezen over aanverwante methoden en technieken

Over de bijbehorende onderzoeksaanpak en -methoden

Research approach: reflexive monitoring

  • Reflexive Monitoring in Action (RMA): an integrated methodology to encourage learning within multi-actor groups or networks as well as institutional change in order to deal with complex problems (by: Wageningen University & Research)
  • Interactive nature: for you and with or by you; problem clarification with all stakeholders
  • Dialogue rather than a monologue or discussion
  • Dialogue: involvement, reacting to each other, sharing experiences, new points of view, jointly learning to change
  • Monologue or discussion: no contact, content does not change, arguments, winning-losing
  • Qualitative research

Research method: semi-structured interview

  • A conversation with a purpose: it’s an intervention in itself as it may lead to eye-openers of those involved
  • Preparation |  The actual interview  |  Structuring and analysing interview results

Sources:

Nog verwerken (notities Gabriëlle):

  • Slides "Intro bewegingsruimte.pptx" (intro Facilitators Guide > Het Boek)
  • Slides "Facilitating change.pptx" (o.a. voor MRDD)
  • Slides Kick-start (S1) en boundary questions (S3) (MRDD)
  • Slides workshop Verbindend Communiceren https://www.projectenportfolio.nl/images/6/63/Workshop_Verbindend_Communiceren.pdf
  • Rollenspel (rol FoC en st.h. ervaren) / oefeningen
  • Blind spots / 2nd order observation?
  • 2 blz. aantek. zwart boekje


























Overgenomen van "https://acpt.projectenportfolio.hz.nl/wiki/index.php?title=LC_00484&oldid=73828"